Was nützt der schönste Umsatz, wenn die Rechnungen nicht bezahlt werden. Zu viele Offene Posten in der Finanzbuchführung sind gefährlich. Eine Überwachung der fristgerechten Begleichung der Forderungen ist für die meisten Unternehmen überlebenswichtig. In der Regel entwickeln sich Forderungen etwa parallel zum Umsatz, denn sie entstehen mit dem Schreiben der Rechnung. Steigen sie stärker als der Umsatz oder nehmen sie sogar zu, obwohl der Umsatz sinkt, müssen die Ursachen geklärt und entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.
Existiert ein funktionierendes Mahnwesen? Zahlen säumige Kunden Verzugszinsen oder werden diese sogar in den Auftrag bereits eingeplant? Wird ein durch Forderungsstundung entstandener Liquiditätsengpass über einen Kontokorrentkredit ausgeglichen? Entsteht dadurch Zinsaufwand, der die Liquiditätssituation wiederum verschlechtert? Es empfiehlt sich die finanziellen Auswirkungen von verspäteten Zahlungen auf den Zinsaufwand aus dem Kontokorrent zu errechnen.
Beispiel: Offene Forderungen Jahresende 120.000 Euro/Gesamtumsatz 1 Mio. Euro X 360 Tage (Juni 180 Tage) = 43 Tage durchschnittliches Kundenziel. Wenn es gelingt, die Zeit bis zum Geldeingang auf die vereinbarten 30 Tage zu verringern, sinken die offenen Forderungen um etwa 37.000 Euro, was bei einem Zinssatz von 12 Prozent eine Ersparnis von 4.400 Euro im Jahr ausmacht! Mit der gewonnenen Liquidität können wiederum die Lieferantenskonti besser genutzt werden, was für weitere Einsparungen sorgt.
Mit einem funktionierenden Forderungsmanagement und entsprechenden Maßnahmen vor der Auftragserteilung – bei beidem kann der eigene Steuerberater unterstützen – sinkt das existenzgefährdende Ausfallrisiko. Dessen konkrete Auswirkungen zeigt folgendes Beispiel: Bei einem Gewinn von 50.000 Euro und einem Umsatz von 1 Mio. Euro wird eine Umsatzrendite von 5 Prozent erzielt. Um diese Rendite zu halten, muss bei einem Forderungsausfall von 30.000 Euro ein um 600.000 Euro (sic!) höherer Gesamtumsatz erzielt werden. Dies dürfte meist nicht möglich sein!
Werden Rechnungen wegen Reklamationen nicht bezahlt, hat das Unternehmen mehrfach Probleme. Einerseits entstehen bei Behebung der Mängel neue Aufwendungen ohne neuen Umsatz, andererseits wird die Liquidität enger und der Zinsaufwand steigt, d.h. der Gewinn wird aufgefressen. Wichtig ist es deshalb, die Ursachen für die Reklamationen in den Griff zu bekommen, bevor das Image geschädigt wird und Kunden abspringen.
