Die Personalaufwandsquote informiert über die Produktivität des Mitarbeitereinsatzes. Als Prozentzahl zeigt die Kennziffer, wie hoch die Personalkosten im Vergleich zum Umsatz bzw. der Gesamtleistung sind oder – anders ausgedrückt – wie viel Euro Personalkosten durchschnittlich nötig waren, um 100 Euro umzusetzen. Dabei umfasst der Personalaufwand Löhne und Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge, Sonderzahlungen und eventuell Aus- und Fortbildungskosten. Zusammen mit der Umsatzrendite und der Materialaufwandsquote kann sie auf Schwachstellen oder Trends in der betrieblichen Entwicklung hinweisen, auf die der Unternehmer reagieren muss. Für eine aussagekräftige Kennzahl ist immer wichtig, dass alle Leistungen abgerechnet, halbfertige Arbeiten und Einmalzahlungen an die Mitarbeiter (z.B. Weihnachts- oder Urlaubsgeld) zeitlich anteilig gebucht wurden.

Die Gründe für eine steigende Personalaufwandsquote sollten ermittelt werden. Ist der Umsatz gesunken, könnte das auf nicht ausgelastete Mitarbeiter hinweisen. Dann gilt es neue Aufträge zu akquirieren, die Werbung zu stärken oder die Mitarbeiter flexibler einzusetzen. Zeichnet sich hier ein längerfristiger Trend ab, muss über gravierendere Anpassungen nachgedacht werden.

Ist der Umsatz gestiegen, die Mitarbeiter konnten die zusätzlichen Aufträge aber nur mit Überstunden bewältigen, muss geprüft werden, ob diese Kosten in die Preise einkalkuliert werden können. Manchmal kann jedoch bewusst in Kauf genommen werden, dass die Personalaufwandsquote vorübergehend steigt, etwa weil eine neue Produktionslinie eingeführt wurde oder neue Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen. Gegebenenfalls müssen höhere Personalkosten, etwa wegen Lohnerhöhungen, aber durch Einsparungen an anderer Stelle ausgeglichen werden, um das Ergebnis zu halten.

Auch ein erhöhter Krankenstand wirkt sich negativ auf die Personalquote aus. Liegt es nicht an einer Grippewelle, sondern etwa an überforderten, überlasteten oder demotivierten Mitarbeitern, können Änderungen an der Arbeitsorganisation oder in der Mitarbeiterführung Abhilfe schaffen.

Welche Personalaufwandsquote für einen Betrieb angemessen ist, hängt von der Branche, der Region, der Größe und weiteren Faktoren ab. Vergleichsmöglichkeiten bieten Branchen- und Betriebsvergleiche, die es bei Kammern oder über den Steuerberater von der DATEV gibt.