Die Wareneinsatzquote informiert über die Effizienz des Waren- und Materialeinsatzes. Sie gibt als Prozentzahl ausgedrückt darüber Auskunft, wie viel Waren bzw. Material benötigt wurde, um einen Umsatz bzw. eine Gesamtleistung von 100 Euro zu erzielen. An dem Auf und Ab der Quote lassen sich Veränderungen im betrieblichen Ablauf ablesen, die für das betriebswirtschaftliche Ergebnis kritisch werden können, ohne dass dies sofort an der Umsatzrendite abzulesen wäre – beispielsweise weil eine vorübergehende Preissenkung bei den Energiekosten eine negative Entwicklung beim Wareneinsatz kompensiert. Voraussetzung für die Aussagekraft der Wareneinsatzquote ist, dass zeitnah die Bestandsveränderungen erfasst, Rechnungen geschrieben und beides verbucht wird.
Steigt die Wareneinsatzquote, bleibt weniger Geld zur Deckung der weiteren betrieblichen Kosten übrig. Damit darauf rechtzeitig reagiert werden kann, sollten die Ursachen für Veränderungen der Quote zügig festgestellt werden. Ein Beispiel zeigt mögliche Ursachen auf: Ein Händler hat für sein Geschäft eine durchschnittliche Handelsspanne (Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis) von 30 Prozent und damit eine Wareneinsatzquote (Umsatz/100 x eingesetzte Waren x Einkaufspreis) von 70 Prozent als Ziel gesetzt. Am Monatsende weist ihm die BWA eine Wareneinsatzquote von 73 Prozent aus.
Ursache der um drei Prozentpunkte höheren Quote könnte ein Anstieg der Einkaufspreise sein. Hier sind Gegenmaßnahmen auf der Einkaufs- wie auf der Absatzseite möglich, etwa selbst den Preis anheben oder die Einkaufspreise neu verhandeln. Ebenso könnte aber auch ein nicht optimales Zahlungsmanagement dazu geführt haben, dass Eingangsrechnungen nicht regelmäßig skontiert wurden.
Vielleicht steckt hinter der gestiegenen Wareneinsatzquote ein gesunkener Umsatz, weil die eigenen Preise gesenkt wurden. Hier ist Vorsicht geboten, denn wenn bei einer bisherigen Handelsspanne von 30 Prozent der Preis um zehn Prozent gesenkt wird, müssen 50 Prozent mehr verkauft werden, um das gleiche betriebliche Ergebnis wie zuvor zu erreichen.
Ursache für die höhere Quote könnte auch ein selbst verursachter Mangel an den Waren sein, etwa durch falsche Lagerung im Betrieb oder deren falsche Weiterverarbeitung. Hier gilt es den Schwund zu mindern. Oder es wurde das Falsche oder zu viel eingekauft. Dies lässt sich etwa durch eine bessere Einkaufsdisposition oder daran angepasste Werbemaßnahmen beheben. Als Gesprächspartner zu den möglichen Ursachen und deren Beseitigung bietet sich unter anderem der eigene Steuerberater an.
